Comment créer un agenda partagé gratuit ?

agenda partagé

Un agenda partagé gratuit est un programme informatique spécialement conçu pour faciliter les différentes tâches quotidiennes en interne. En effet, contrairement aux autres outils collaboratifs de travail, vous pouvez gérer rapidement et en une seule fois différents programmes en entreprise. Avant de l’utiliser, veuillez tout de même bien comprendre au préalable sa création et son utilisation.

Différentes fonctionnalités d’un agenda partagé gratuit

L’agenda partagé gratuit est un outil collaboratif de travail qui est conçu pour faciliter votre planning de travail en interne. Ainsi, pour en profiter vous devez maîtriser les principales fonctionnalités incluses. À savoir : l’API et API Rest, l’application Android ou iOS gratuite, le calendrier gratuit et illimité, le code source ouvert, le CRM gratuit, le droit d’accès, la facturation, le rdv illimité gratuit et entre autre.

  • L’API et API Rest : est une interface de programmation d’applications disponibles sur agenda partagé gratuit réalisé conformément aux exigences du style architectural pour permettre l’interaction avec les services web,
  • L’application Android ou iOS gratuite : désigne une application sur Smartphone ou iPhone utilisant un système d’exploitation Android ou iOS et développé respectivement par Google et Apple,
  • Le calendrier gratuit illimité : est un programme informatique créé pour programmer des rappels, enregistrer des rdv ou réunions ou plages horaires sous forme d’alerte ou mail automatique,
  • Le code source ouvert : est utilisé pour des logiciels conformes aux contraintes établies par open source initiative,
  • Le droit d’accès : ouvre droit à la consultation des informations ou événements partagés en ligne par les administrateurs ou autres,
  • La facturation : permet d’établir une note détaillée des conditions générales de vente, des services rendus, des prestations offertes,
  • Le rdv gratuit illimité : met au point toutes les futures rencontres professionnelles concertées…

Pour en savoir davantage, veuillez suivre ce lien joynit.fr.

Utilité d’un agenda partagé gratuit

Un programme informatique tel que l’agenda collaboratif gratuit a été créé pour fixer : vos rendez-vous, la date, le lieu, l’heure d’une réunion.

Ensuite, l’administrateur peut sélectionner un état de rdv sans que les collaborateurs puissent en modifier ou poster des commentaires indésirables. En effet, c’est une interface et espace pour noter : des compléments, de l’accès au droit d’information du planning de travail, des ressources nécessaires, des motifs de la rencontre…

Enfin, cela constitue : une planification fluide et efficace (plage horaire, droit d’accès, gestion congés, affichage régulier, fuseau horaire, rappel, etc.), créer un calendrier partagé gratuit (calendrier privé, calendrier de groupe, calendrier d’absence, agenda du jour, planification des événementiels publics ou privés, réservation espace de rencontre, etc.), une collaboration en ligne de document (stockage de données, édition multi-utilisateur, édition offline et online, historique des documents, partage ou verrouillage ou encore synchronisation des fichiers, etc.) ou tout simplement un outil collaboratif de travail (gestion des données, intranet, messagerie instantanée, outils ressources humaines, espace clients, briefing et réunion, projet et tâches, etc.)…

Fonctionnement d’un agenda partagé gratuit

Un agenda partagé gratuit fonctionne comme une plateforme sécurisée en ligne ou un réseau social, mais privé pour pouvoir accéder aux informations essentielles en entreprise. En effet, l’accès est souvent conditionné par un mot de passe. Ce qui vous permet également de consulter ou saisir des rdv ou encore des événements. Puis, l’administrateur a la possibilité de gérer le droit d’accès, notamment : l’accès partiel ou complet, l’accès à la consultation, l’ajout des personnes, la suppression des personnes…

De plus, les informations dans l’agenda partagé en ligne doivent suivre une méthodologie rigoureuse. À savoir : la mention de la date et de la durée, la définition du type d’évènement (professionnel, particulier, public, etc.), l’importance des informations, la fréquence des activités, la disponibilité des membres (libre, occupé, absent, etc.). Aussi, vous pouvez être notifié des plannings et informations par tout moyen numérique bien connecté à internet, les enregistrer sous différents formats (excel, pdf, word, etc.) avant impression si besoin est. En outre, c’est une application ou logiciel à installer dans votre matériel numérique et le synchroniser depuis l’option messagerie.

Par ailleurs, c’est un outil qui n’exige pas autant de formation spécifique. En effet, il suffit de l’installer soi-même tout en suivant les conseils des professionnels informatiques ou le faire installer par le revendeur information ou prestataire informatique. Enfin, vous pouvez faire un envoi d’email de manière automatique, de la création d’évènement commun, de l’impression du planning, de l’insertion moteur de recherche, de la notification des moyens matériels correspondants à l’évènement, de dissimuler les contacts personnels et rdv…

Conseils pour créer un agenda partagé gratuit

Pour mieux gérer le planning entreprise et des salariés, il existe quelques critères à privilégier pour créer un agenda collaboratif gratuit.

De prime abord, veuillez prendre note des recommandations des proches pour le configurer efficacement dans votre téléphonie mobile ou tablette ou pc et mieux se communiquer. Ensuite, quelle que soit la plateforme numérique (Google, Outlook, Joynit, etc.) utilisée, vous devez :

  • transférer l’agenda personnel et informations associés vers l’agenda partagé,
  • vous assurer de la compatibilité de votre logiciel de messagerie, téléphone gprs, pocket pc et palm avec l’agenda partagé,
  • adopter un système de messagerie adapté au mode ASP.

Puis, pour le configurer, vous devez suivre certaines démarches essentielles. À savoir :

  • la création d’une communauté des collaborateurs ou personnes privées,
  • le partage des événements (public, privé, en ligne, etc.) ou informations dans ledit agenda,
  • l’invitation des membres pour leur permettre de les consulter et être notifié régulièrement et mieux s’expérimenter,
  • La création de compte personnel avec mot de passe ou la consultation des informations à partir d’un simple lien,
  • L’intégration dudit agenda dans votre site web,
  • La possibilité de gérer la confidentialité ou visibilité à certaines personnes,
  • La définition des nombres d’administrateurs de la communauté et de ceux des membres de la communauté,
  • La création des listes des membres de la communauté pour avoir une meilleure vue sur le planning de vos collaborateurs,
  • La connexion de l’agenda partagé à la boîte de messagerie interne
Comment récupérer des fichiers supprimés ?
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